Переходить ли на электронную трудовую книжку

С 1 января 2020 года Россия перешла на новый вид трудовых книжек. Система ведения учета трудовой деятельности осуществляется теперь не только в бумажном, но и в цифровом формате. Каждый сотрудник должен до начала 2021 года определиться, переходить ли на электронную трудовую книжку. Для работодателей переход к новой системе не является добровольным: независимо от решения подчиненных они обязаны ввести в своих организациях электронные трудовые книжки. Они будут дублировать бумажные версии, если работник выбрал традиционный вариант.

В этой статье мы расскажем о преимуществах и «подводных камнях» цифровой системы введения учета трудовой деятельности, которые следует знать каждому руководителю.

Что представляет собой новый формат трудовой книжки

Электронная трудовая книжка — это информационная система, содержащая сведения о трудовой деятельности работников. Ее главная задача — упрощение системы учета официально трудоустроенных россиян и оперативная передача информации о кадрах для хранения в базе Пенсионного фонда. Для того, чтобы нововведение было эффективным и работало без сбоев, каждый работодатель должен знать сам и объяснить подчиненным, как правильно перейти на электронную трудовую книжку.

В электронную трудовую книжку будут внесены следующие данные:

• место работы сотрудника;
• дата приема в организацию;
• занимаемые за весь срок работы должности;
• присвоение квалификаций;
• виды выполняемых обязанностей;
• дата и причина увольнения.

Как перейти на электронную трудовую книжку 2020

Электронная трудовая книжка будет оформлена на каждого работника. Руководитель компании обязан до конца года создать цифровые копии этого документа в нужном количестве.

Сотрудникам организации выдается для изучения документ, в котором описывается необходимость выбора. Для того, чтобы перейти на трудовую книжку самостоятельно, работник должен подать письменное заявление, в котором нужно сообщить о том, какой вариант он предпочитает. Если сотрудник выбирает электронный вариант, бумажная трудовая книжка возвращается ему на хранение. В этом случае отделу кадров придется дублировать сведения как на бумаге, так и в цифровом формате. Возврат к традиционному варианту после выбора электронного не предусмотрен. Если же работник выбирает бумажную книжку, то она будет использоваться наряду с электронной, поскольку не утрачивает юридической значимости. Право выбора остается у сотрудника и после 2020 года: в дальнейшем он сможет отказаться от бумажной версии и перейти на электронный формат.

С 1 января 2021 года для сотрудников, поступающих на новую работу, будет оформляться только электронная трудовая книжка, но на тех, кто по какой-либо причине не подал заявление в течение 2020 года, работодатель должен будет продолжать вести бумажную книжку.

Зачем переходить на электронные трудовые книжки

В электронной трудовой книжке будут отражены те же сведения, что и в бумажной. Однако новый формат имеет ряд преимуществ для работодателей, а именно:

• высокий уровень безопасности и сохранности файлов (электронные книжки не могут сгореть или подвергнуться воздействию влаги);
• снижение риска ошибок и предоставления недостоверных сведений;
  быстрая и удобная обработка данных;
• открытость информации, благодаря чему невозможно будет обмануть работодателя;
  упрощение обработки данных для назначения пенсий и оформления пособий;
  оперативность обработки данных;
• удобство использования в условиях дистанционной работы, что особенно актуально теперь;
  применение нового формата облегчает ведение отчетности;
• снижение материальных затрат на приобретение, ведение и хранение трудовых книжек.

Проблемы, которые могут возникнуть при введении электронной трудовой книжки

Переходя на новый формат подтверждения трудовой деятельности, необходимо знать и о возможных рисках этого решения. К ним относятся:

• отсутствие информации об образовании, наградах, образовании, других полученных специальностях сотрудника. Эти сведения важны при устройстве на новую работу важны не только нанимаемого сотрудника, но и для потенциального работодателя;
• необходимость дополнительных операционных затрат на разработку программы кадрового учета и техподдержки;
• работодателю придется оперативно заполнять электронную информационную базу, что может отразиться на корректности занесения сведений;
• необходимость расходов на оформление электронной цифровой подписи;
• понадобится время на налаживание системы взаимодействия с ПФР;
• риск утери данных в результате взлома цифровой системы или компьютерного сбоя;
• необходимость дублирования сведений в бумажных аналогах книжки при выборе части сотрудников старого варианта.

Все эти преимущества и недостатки нового способа ведения учета трудовой деятельности следует учитывать, принимая решение, нужно ли переходить на электронные трудовые книжки.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки, например, для получения кредита или для прохождения собеседования. Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить:

• у последнего работодателя;
• по запросу в ПФР или МФЦ;
• в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

Полученные таким образом сведения при необходимости можно хранить на компьютере или съемном носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства) на сегодняшний день остается нерешенным. Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как работодателю перейти на электронные трудовые книжки

Перевод на новую версию трудовой книжки осуществляет руководитель организации. Отдел кадров заводит электронную книжку на каждого работника и передает данные в ПФР.

Контроль за корректностью заполнения документа будет проводить Пенсионный фонд. Для обеспечения правильной передачи информации разработана новая форма отчетности — СЗВ-ТД.

Работодатель должен будет подавать данную форму не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, при каждом кадровом изменении.

До конца 2020 года работодатель должен:

• подготовить техническую базу для работы с электронной системой учета занятости сотрудников и передачи сведений в ПФР;
• внести в нормативные акты компании изменения, регламентирующие переход на электронный формат книжек;
• письменно информировать каждого сотрудника о нововведении, рассказать о том, как перейти на электронную трудовую книжку.

Если сотрудник выразил желание оставить привычный вариант книжки, руководитель должен продолжать вести этот документ в обоих форматах.

Теперь работодателю придется исполнять ряд новых обязанностей. Он будет отвечать за своевременную выдачу трудовой книжки при необходимости, корректность информации, хранящейся в ней, и предоставление полных и достоверных данных в Пенсионный фонд.

Подведем итог, ответив на вопрос, стоит ли переходить на электронную трудовую книжку. Как можно видеть, несмотря на некоторые сложности, связанные с переходом на электронный кадровый документооборот, новый вид главного документа работника является достаточно удобным и может существенно упростить деятельность предприятий.

@garant_ooo