Лайфхаки использования электронно-цифровой подписи для защиты Вашего бизнеса

В этой статье хочу рассказать о возможности использования электронной подписи для подписания первичных учетных документов и деловой переписки между юридическими лицами. 

Как часто за последнее время юридические лица и индивидуальные предприниматели в переписке с налоговыми органами встречали подписи их должностных лиц? (Например, собственноручно подписанные требования о предоставлении документов, требования об уплате налогов, акты и даже решения налоговых органов). Наш ответ — редко. Все чаще и чаще налоговые органы используют телекоммуникационные каналы связи и свою электронно-цифровую подпись.

Усиленной квалифицированной электронной подписью большинство предпринимателей страны подписывает налоговую отчетность. Но лишь малая часть из них использует наличие электронной подписи для подписания счетов-фактур и первичных учетных документов — договоров, актов, упд, товарных накладных.

Что такое электронная подпись?

Немного теории. Электронная подпись (ЭП) – это цифровой аналог обычной рукописной подписи. Часто её называют электронной цифровой подписью (ЭЦП) или просто цифровой. Различают простую электронную подпись и усиленную. Простая электронная подпись — используется повседневно, помогает идентифицировать личность пользователя. Это логины и пароли, коды из sms. Усиленная электронная подпись используется при электронном документообороте, при подписи документов. Она в свою очередь бывает неквалифицированная и квалифицированная. Неквалифицированная усиленная электронная подпись имеет ограниченные возможности использования. Используется в основном при электронном документообороте внутри компании. А вот квалифицированная усиленная электронная подпись — это полный аналог личной подписи.

Квалифицированную усиленную электронную подпись можно использовать для подписания счетов-фактур и первичных учетных документов в электронном виде в финансово-хозяйственных отношениях между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Электронно-цифровая подпись придает документам финансово-хозяйственной деятельности юридическую значимость. В отличие от «бумажной» подписи, электронную подпись нельзя подделать или внести изменения в ранее подписанный с ее помощью документ.

Все больше и больше предпринимателей переходят на электронный документооборот. Правда, как показывает практика, приходят к таким решениям лишь крупные предприятия. Ведь современные технологии позволяют пересылать электронные документы через зашифрованные каналы связи, чтобы обеспечить конфиденциальность информации.

Использование электронно-цифровой подписи документов на практике

На сегодняшний день, когда практически весь документооборот становится безбумажным, подписание документов с помощью электронной подписи — обыденное дело.

Электронно-цифровая подпись необходима для:

• отчетности в контролирующие органы. Можно сдать ее в электронном виде таким службам, как ФНС, Росстат, ПФР и ФСС.
• электронного документооборота (ЭДО). Позволяет перейти на безбумажный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.
• электронных торгов. Юридические и физических лица используют ЭЦП для прохождения аккредитации на торговых площадках сети интернет. ЭЦП заверяются документы, необходимые для участия в конкурсе, подачи ценового предложения и подписания контракта для государственных закупок и закупок коммерческих фирм.
• государственных услуг. Гражданин РФ может визировать подаваемые заявления в ведомства через портал государственных услуг, пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС, даже оформлять кредит.
• обращения в арбитражный суд. В качестве доказательств можно использовать счет-фактуры, договоры, официальные письма, подписанные электронно.

Какие документы можно подписывать электронной подписью?

Подписывать электронной подписью можно любые документы финансово-хозяйственной деятельности. При этом использовать электронную подпись могут как юридические, так и физические лица.

Электронная подпись документа:

• идентифицирует автора,
• позволяет определить, вносились ли изменения в документ после его подписания,
• защищает документ от подделки и несанкционированного просмотра.

Поставить электронную подпись на цифровой документ (документ в электронном виде) можно

• на файл любого формата — текстовый, изображение, видео, базу данных, сжатые файлы и т.д.
• как на любом единичном файле, так и с любым количеством документов (папке с документами).

Что потребуется для подписания электронного документа?

Первое. Подготовьте окончательную редакцию документа, который необходимо подписать. Помните! После создания электронной подписи в него нельзя будет внести изменения.

Второе. Проверьте наличие действующего квалифицированного сертификата электронной подписи и наличие средств электронной подписи. Квалифицированная электронная подпись — единственный вид подписи, который придает документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами о ведении электронного документооборота.

Третье. Подберите удобную для Вас программу для создания электронной подписи. Технология электронной подписи подразумевает использование комплекса программных средств, которые владелец подписи устанавливает на свой компьютер. Это могут быть плагины, отдельные программы или веб-сервисы. Такие программные средства могут быть как бесплатные (в т.ч. для тестового периода), так и платные. Программными средствами, как правило, фиксируется как статус сертификата квалифицированной электронной подписи, так и дата (время) подписания документа.

Электронная подпись при налоговых спорах

Теория

За долгие годы налогоплательщики привыкли, что в соответствии с положениями Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды», бизнесу нужно заботиться о проявлении должной осмотрительности и осторожности при выборе контрагента и реальности хозяйственных операций.

Но, с вступлением в силу новой статьи НК РФ 54.1 в 2019 году, все изменилось. Фактически данная статья сдвинула осмотрительность и осторожность при выборе контрагента на второй план. Теперь законодатель говорит о том, что уменьшение налога на добавленную стоимость не должно быть единственной целью сделки. Сделка должна иметь экономическую цель, чтобы налоговые инспектора не трактовали ее как необоснованную налоговую выгоду. Данное новшество меняет акцент с должной осмотрительности и реальности хозяйственных операций — на реальность исполнения сделки конкретным контрагентом.

Напомним, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, или документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса).

В свою очередь каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Практика

ФНС ориентирует налоговые органы на доказывание наличия умысла в действиях налогоплательщиков и поиск доказательств, опровергающих реальное исполнение спорных сделок. В описательной части решений о доначислении предпринимателям неуплаченных налогов налоговые инспектора ссылаются на нарушение закона о бухгалтерском учете. Говорят о формальном документообороте, о подписи документов неустановленными лицами. Проводят различные дополнительные мероприятия — почерковедческую экспертизу или экспертизу документов по установлению срока давности их изготовления. Использование электронно-цифровой подписи первичных учетных документов лишает их такой возможности. Во-первых, по электронным документам данные виды экспертиз не провести. Во вторых, получение документов в электронном виде, дополнительно заверенных электронной подписью контрагента свидетельствует о должной осмотрительности и осторожности.

Рекомендации

1. Заверяйте электронно-цифровой подписью документы, которые Вы пересылаете, например, по электронной почте.
2. Закрепляйте договорами финансово-хозяйственной деятельности возможность деловой переписки по средством электронной почты и электронно-цифровой подписи.
3. Запрашивайте у Ваших контрагентов фотографии и документы, связанные с выпуском электронно-цифровой подписи.
4. По возможности переходите на электронный документооборот с Вашими контрагентами.
5. В ответе на требования налоговых инспекторов, отмечайте факты работы с контрагентами по средствам использования дополнительной защиты документов — электронной подписи.

@garant_ooo